Lean administratie: utopie of werkelijkheid?

Een Lean administratie is ook mogelijk binnen jou organisatie of bedrijf!

Het concept Lean is de afgelopen jaren steeds groter geworden, veel bedrijven voeren het door in hun productieproces, maar er zijn ook veel mogelijkheden op de kantoorvloer en in de administratie. Lean is een concept dat veel breder toepasbaar is en nog veel kan betekenen voor structurele verbeteringen door de hele organisatie heen.Lean administratie

Denk maar eens na, elke handeling is die je binnen een bedrijf uitvoert is een proces, of het om facturatie gaat, het opstellen van een nieuw marketing- pr campagne of het aanvullen van de koffiemachine. Een proces kent een begin en een einde, het is een aan één schakeling van handelingen door verschillende personen en afdelingen met een output of resultaat als gevolg.

Door Lean toe te passen neem je het proces onder der loep van begin tot het einde. Met als doel om alleen stappen over te houden die waarde toevoegend zijn en overbodige zaken te stoppen. En een omgeving te creëren om continu te kijken of je iets kan verbeteren aan het proces en proces stappen.

In de administratie zijn er veel handelingen waarbij het twijfelachting is of ze echt een toegevoegde waarde hebben: te lange wachttijden, te veel papier, te veel controles en handtekeningen, te dikke dossiers zonder actieplan, fouten in het CRM systeem etc. Het uitgangspunt van een Lean administratie is dat alles wat geen waarde heeft in de ogen van de klant, uit de organisatie geweerd dient te worden.

Een Lean administratie zorgt ervoor dat werknemers zich niet meer met taken zonder toegevoegde waarde bezighouden. Er komt tijd vrij die besteed kan worden aan andere taken zoals bijvoorbeeld een snellere en beter dienstverlening, er zijn voordelen zoals hogere effectiviteit en efficiëntie, kostenbesparingen en een hogere tevredenheid van klanten en van de organisatie te behalen.

Het voeren van een Lean administratie vraagt wel betrokkenheid van management én werknemers. Het is niet een tool die opgelegd kan worden door het management. Lean kan alleen maar werken als de werknemers er actief mee aan de slag gaan en het letterlijk doordringt in hun systemen om te zoeken naar verbeteringen gesteund door hun management.

Lean administratie een utopie? Mijn ervaring is dat een Lean administratie ver van een utopie is en snel werkelijkheid kan worden. Er zijn vaak al vlug kleine verbeteringen door te voeren, waar men eerst nooit aan had gedacht, maar die al een wereld van verschil zijn. De komende blogs zullen gaan over verschillende onderdelen die zouden kunnen helpen om de eerste kleine verbeteringen te zien in de administratie.

Ik raad je aan mijn blog over het ordenen van administratie nog eens te lezen, deze 5 simpele stappen zijn toepasbaar om werkplekken of administratie te ordenen klik hier: http://www.flexprofinance.nl/werkplek-griezel/

Als je vragen hebt of op- en aanmerkingen dan verneem ik ze graag, je kunt ze via de Leave-a-reply button achterlaten hieronder of mij een mailsturen via contact@flexprofinance.nl

Ben je al lid van mijn linkedin pagina? http://www.linkedin.com/in/lidewijtenkate