Lean administratie: toegevoegde waarde, hoe herken je het?

lean sixsigmaEen Lean administratie voeren heeft als belangrijk uitgangspunt dat de handelingen die worden uitgevoerd alleen toegevoegde waarde hebben.

Nu is de vraag wat is toegevoegde waarde? Als ik de economische begrippen lees via Wikipedia dan wordt er onder andere gesproken over het produceren, de handeling die wordt toegevoegd aan het product. Het verschil tussen marktwaarde  en het aankoopbedrag van de grondstoffen van een product. http://nl.wikipedia.org/wiki/Toegevoegde_waarde_(economie) Het is in essentie waar Lean om draait, de marktwaarde is wat de klant ervoor wil betalen. Dit is het eerste uitgangspunt voor herkenning van toegevoegde waarde in een proces. Toegevoegde waarde kan herkend worden door drie vragen te stellen.

Vraag 1: WIL DE KLANT BETALEN VOOR DEZE PROCESSTAP OF HANDELING?

De administratie binnen een bedrijf lijkt op het eerste gezicht geen klanten te hebben, toch is het dienstverlenend naar een externe klant of een interne klant. Bijvoorbeeld het bijhouden van het CRM systeem heeft als doel om externe klanten te bedienen, maar ook intern voor de verkopers om up-to-date informatie te hebben. De vraag is of alle handelingen binnen het CRM systeem om alle informatie bij te werken toegevoegde waarde hebben voor de klant, bijvoorbeeld het switchen tussen verschillende schermen, het invoeren van dezelfde informatie op twee plekken binnen het systeem of de hoeveelheid informatie die verplicht ingevoerd moet worden voordat je de gegevens kan opslaan. Zou de klant voor elke handeling binnen het CRM systeem willen betalen?

Vraag 2: WORDT DE HANDELING IN ÉÉN KEER GOED UITGEVOERD?

Een waarde toevoegende handeling is alleen echt waarde toevoegend als het in één keer goed gaat. Geen fouten waardoor handelingen op nieuw moeten worden gedaan of waardoor er vertraging ontstaat in het proces. Bijvoorbeeld het terugboeken van een journaalpost omdat de eerste boeking fout was omdat het op een verkeerde kostenpost was geplaatst. Een corrigerende handeling heeft geen toegevoegde waarde, de handeling had in eerste instantie goed uitgevoerd moeten worden.

Vraag 3: IS DE HANDELING EEN ZINVOLLE TRANSFORMATIE?

Een waarde toevoegende handeling is alleen echt waarde toevoegend als de handeling daadwerkelijk iets veranderd aan het proces of product. Bijvoorbeeld het opslaan van een file daarna doorsturen naar de volgende persoon die hem ook nog eens opslaat. Is dat een daadwerkelijke transformerende handeling? Nee, het voegt niets toe aan het proces.

Als op de drie vragen, driemaal ja is gekomen, dan heeft een handeling toegevoegde waarde binnen het proces. Toegevoegde waarde heeft als definitie in het Lean-concept: de klant wil ervoor betalen, de handeling moet in één keer goed gaan en de handeling moet een zinvolle verandering brengen aan het proces.

Als je deze definitie als meetlat gebruikt voor administratieve handelingen of een administratief proces dan zal je al snel tot de conclusie komen dat er een aantal handelingen zijn die niet waarde toevoegend zijn. De vraag resteert of je deze handelingen kan elimineren of veranderen. Sommige handelingen zijn niet waarde toevoegend, maar wel noodzakelijk, de vraag is of deze veranderd kunnen worden in waarde toevoeging.

Om nog dieper in het proces te duiken zal ik de volgende blog ingaan op het vinden van verspillingen in het administratieve proces.

Tevens raad ik je aan om mijn blog nog eens na te lezen over klant tevredenheid en de bedrijfsadministratie. http://www.flexprofinance.nl/klant-bedrijfsadministratie/

Laat me weten wat je van mijn blog vindt en of jij ook toegevoegde waarde hebt gevonden in je administratie via contact@flexprofinance.nl of door een reactie achter te laten via “Leave a reply” hieronder.