5 tips voor optimalisatie van het CRM systeem

flexprofinance, gek op administratieHoe heb jij het Customer Relations Management Systeem (CRM) ingericht?

Een belangrijk systeem binnen het administratieve proces is het CRM. Het is jouw klanten lijst, dé database en een heel belangrijk bezit voor jouw bedrijf.

Mijn ervaring is dat er 5 zaken heel belangrijk zijn om het CRM systeem voor jou te laten werken:

#1. Het doel van jouw bedrijf is essentieel voor het CRM systeem. Het systeem zal voor jou moeten werken en aangepast moeten zijn op de manier waarop jij communiceert met jouw klanten. Welke gegevens heb jij nodig? Welke gegevens hebben jouw medewerkers nodig uit het systeem? Een verkoper wil vast kunnen leggen welke contacten hij heeft gehad met een klant en wat de verwachtingen zijn voor het komende jaar. Een secretaresse heeft informatie nodig om jouw folder te kunnen versturen. Bedenk hoe het systeem jou kan bedienen en richt het daarop in.

#2. Het frequent bijhouden van het CRM systeem zal een hoge prioriteit moeten hebben bij de verkoopmedewerkers. Het missen van data is al snel een probleem. Stel maar eens voor: de ene verkoopmedewerker bezoekt een klant terwijl deze klant al recentelijk door een collega is bezocht. De klant vraagt zich af waar jij mee bezig bent als bedrijf, hij had toch al alle informatie gegeven? Het updaten van het CRM systeem is van belang om jouw klant optimaal te bedienen en niet achter de feiten aan te lopen.

#3. Gebruik één CRM systeem, in plaats van meerdere. Het scheelt switchen tussen de systemen en je hebt alle gegevens netjes geordend op één plaats. Bijvoorbeeld het bijhouden van Excel lijstjes naast bestaande CRM software, dit geeft een kans op verlies van gegevens en kan er voor zorgen dat één van de informatie systemen niet up-to-date meer wordt bij gehouden. Tevens is dit een indicatie dat jouw medewerkers niet optimaal gebruik kunnen maken van het bestaande software systeem.

#4. Maak een aantal personen verantwoordelijk voor het bij- en schoon houden van het CRM systeem. Hoe meer vervuilde data of oude data er bestaat, des te meer is er een kans dat je niet meer de goede gegevens van jouw klant bezit. Laat iemand minstens twee keer per jaar alle klantgegevens nalopen en updaten en zoeken naar nog missende informatie, neem contact op met de klant als er iets mist.

#5. Een goed CRM systeem ondersteunt ook jouw boekhouding. Het versturen van een correcte factuur zorgt dat het geld op tijd binnen komt. Het hebben van de correcte adres gegevens, de correcte productgegevens, de prijs en het goede btw nummer zorgt ervoor dat de factuur goed bij hen aan komt en snel verwerkt kan worden. De boekhouding heeft dus een belang bij goede gegevens in jou systeem, om op tijd goede facturen te sturen naar je klant, het is dus onderdeel van jou cash inning!

 

Hoe hou jij jouw klantgegevens bij? Heb je een slim CRM systeem? Welke zaken vind jij belangrijk voor een CRM systeem?

Deel je inzichten hieronder klik op “Leave a reply”! Ik ben heel benieuwd!

 

Vind je doelgroep! (deel 2)

vind je doelgroep schrijver

Schrijver met pen in zijn mond.

Vind je doelgroep, mijn vorige blog beantwoordde de vraag waarom een doelgroep vinden belangrijk is. Klik hier mocht u de blog nog niet hebben gelezen. Nu ga ik in op hoe ik mijn doelgroep aan zou kunnen spreken.

De afgelopen week heb ik nagedacht over hoe ik mijn doelgroep zou benaderen. Geen geld voor dure campagnes, reclame blokken of brochures. Wél ga ik regelmatig naar netwerk bijeenkomsten, workshops of cursussen én ga ik in november naar een beurs Contacta 2013 in de Zeelandhallen van Goes (www.contacta.nl , hierover zal ik in latere blogs meer vertellen).

Mijn dienstverlening is business-to-business, ik heb een grote voorliefde voor het administratieproces, met name in bestaande bedrijven die een administratie afdeling hebben. Gek op administratie dus!

Toch dacht ik van de week: “waarom denk ik toch zo klein!” “Waarom denk ik niet groter en breid ik mijn doelgroep uit naar middel- en grote bedrijven/organisaties.” Ik geloof namelijk dat de interne processen van middel- en grote bedrijven/organisaties veel aandacht behoeven omdat er vaak meerdere mensen en afdelingen betrokken zijn (en dus automatisch minder efficiënt en effectief kunnen zijn, uitzonderingen daar gelaten).

Met deze heldere gedachte heb ik de hele week rondgelopen. “Denk groot, hoe kan ik een goed aanvalsplan opzetten om deze potentiële klanten te benaderen?” Elke middel- en grote bedrijf/organisatie heeft een administratie, waar veel mensen dagelijks de financiële zaken van de onderneming behandelen en rapporteren. Wie zou ik potentieel kunnen benaderen? Iedereen die beslissingsbevoegd is of juist meer de beïnvloeders (denk aan de werknemers)? Welke mensen zijn het belangrijkst om te benaderen. Hoe ga ik ze benaderen? Ga ik ze bellen, kijk ik via-via of ga ik aan de gang met opdrachten zoeken op Linkedin en Twitter. Er zijn zoveel manieren en de vraag is welke werkt voor mij? Dat kan ik alleen maar uit vinden door het te proberen.

Vandaag sprak ik een aantal collega ondernemers over hoe zij hun doelgroep benaderen. De één belt liever lauw warm (al eerder ontmoet of gesproken), uit het oude klantenbestand worden adressen geselecteerd, een persoonlijke e-mail wordt verstuurd en deze mail wordt na gebeld. De ander koopt een grote databank op en selecteert daarin adressen en gooit een grote mailing met brochures eruit of door een ander worden er kantoorpanden geselecteerd waar koud (nog niet ontmoet of gesproken) naar toe wordt gebeld. Iedereen doet het weer anders, het is dus ook persoonlijke smaak en welke manier wérkt voor de doelgroep.

Ik verkoop mijzelf, ik ben mijn eigen brand, belangrijk is mijn profilering. Wie ben ik, waarom, hoe en wat ík kan is te lezen op mijn website, Linkedin, Facebook en Twitter. Hoe meer aanbevelingen, referenties, likes etc. hoe meer ik kan laten zien wat ik kan betekenen, des te beter zal ik in staat zijn om mijn doelgroep te benaderen, of het koud bellen is, via een tip, of social media. Social media is low budget, maar het kost tijd om alles goed op te zetten, hard aan de slag dus om mijn doelgroep aan te kunnen spreken!

P.S. Mocht u mij nog niet ge-linked, ge-liked of ge-followed hebben, dan nodig ik u bij deze uit via de icoontjes rechtsboven aan deze pagina.

 

Bron illustratie: Schrijver met pen in zijn mond, David Bles, 1834 – 1899 www.rijksmuseum.nl

 

 

 

 

 

 

Vind je doelgroep!

vind je doelgroep, adviesbureau flexprofinance

vind je doelgroep, adviesbureau flexprofinance over doelgroep vinden, koffiekan

Hoe moeilijk kan het zijn? “Vind je doelgroep!” wordt er op alle cursussen geroepen die ik heb gevolgd. Een doelgroep vinden is zo gedaan! Dat dacht ik ook toen ik mijn ondernemingsplan schreef, nu kom ik daar op terug. Het vinden en definiëren van de doelgroep vergt tijd, onderzoek en aandacht.

Vind je doelgroep is belangrijk! Zonder doelgroep geen gericht product en dus minder succesvol. De juiste doelgroep kan men aansluiten op de juiste behoefte met het juiste product en de juiste communicatie.

Neem bijvoorbeeld Nespresso met gestileerde espresso apparaten en de daarbij behorende mooie koffiecapsules. Behoefte is een snel gemaakt kopje koffie, dat meerdere smaken heeft. George Clooney geeft het apparaat een image: sexy & smart: knap, slim, goede opleiding, veel geld en een dure stijl. Wat zal dan de doelgroep zijn? Misschien de vrouwen vanaf 20, die een lekker kopje koffie lusten, wie kan George niet weerstaan? En/of mannen die op George willen lijken. Slim gecommuniceerd? Zeker, het merk heeft een fantastisch image, niemand maakt het nog uit dat de capsules duur zijn, een lekker kopje koffie met de kans op het leven van George, wie wil dat niet? Filmpje? Nespresso

Het communiceren over de waarde van het product kan alleen maar als de behoefte en de nood van de doelgroep in kaart is gebracht. “Vind je doelgroep” komt dus ten goede aan je product waarde. Mijn doelgroep ligt enigszins anders dan van Nespresso. Van de week heb ik een fijn gesprek gehad over dit onderwerp met een collega. Het is alsof de doelgroep door een zeef werd gehaald. Met als uitkomst: ik zou dienstverlenend kunnen zijn voor:

1. het Midden-en kleinbedrijf (met nadruk op het Midden)

2. dat minimaal 7 jaar bestaat, (en misschien een directeur heeft van 40 of ouder?)

3. dat minimaal 2 personen fulltime in dienst heeft op de administratie afdeling én

4. het nu lastig heeft om te overleven in de huidige economische crisis.

Hoeveel bedrijven heb ik nu overboord gegooid waarvoor deze criteria niet opgaan? Het maakt het makkelijker om te kijken welke bedrijven ik zou kunnen benaderen, die in mijn niche zitten. Mijn brandimage kan ik hier op aan sluiten. Gek op administratie, iemand met expertise en ervaring, die van de administratie afdeling één flitsend geheel kan maken en daarmee geld kan verdienen voor het bedrijf ook. In de overtuiging dat bedrijven die hun interne processen kritisch onder de loep nemen, zullen overleven in de huidige economische crisis.

Ik stel me nog steeds de vraag of mijn doelgroep nu klopt, of ik me goed heb gepositioneerd in mijn nichemarkt, de wereld staat niet stil, mijn doelgroep en ik ook niet. Dus toch blijf ik met verschillende mensen erover praten. Soms krijg ik de feedback dat zij zich afvragen of ik het niet te specifiek heb gemaakt, of ik nu niet een heleboel mogelijkheden heb afgesloten. Ik wil graag mijn doelgroep kunnen visualiseren, dat maakt mijn communicatie makkelijker, maar dat betekent niet dat ik de rest uit sluit, ik wil alleen een goed startpunt.  De zoektocht vind je doelgroep is dus nog niet afgerond. Ik vraag me af of George hiervan iets afweet, hij zou een mooie rol kunnen spelen. ;-)

 

Geschreven door Lidewij ten Kate

Adviesbureau Flexprofinance| Rotterdam, Roosendaal, Breda en Moerdijk

PS, hopelijk is mijn blog SEO proof.

Bron foto: Rijksmuseum, Koffiekan in onderglazuur blauw naar Delfts voorbeeld, anoniem, 1690 – 1710  www.rijksmuseum.nl

Bron: www.nespresso.nl

Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/Doelgroep

 

“Welke kleur heeft jouw parachute?” Hoe het allemaal begon…

Color+Parachute book+flexprofinance3Ken je dat gevoel? Ik noem het maar onderbuik gevoel, een beetje onrustig. Het borrelt al een tijdje zonder dat je echt ontevreden bent over waar je nu bent in het leven en waar je naar toe wilt? Je zit op een denderende trein in de bepaalde richting, in een bepaalde cadans en opeens schiet je wakker en vraag jij je af of je de goede kant uit gaat? Gaat de trein voor of achteruit en wat is de volgende halte, of ben ik het station al voorbij?

Ik heb promotie gekregen, als teamleider bij een grote multinational, en ik schrik wakker… Het belletje dat mij wakker maakte was mijn partner die vertelde dat ik niet meer de fleurigste thuis was, alles wat ik niet kon verwerken op het werk nam ik mee naar huis.

Je wilt toch presteren, goed doen in je nieuwe functie, alles is nieuw en o, ja onderwijl ben je ook nog aan het studeren en heb je een sociaal leven. En ja, ik moest ook bekennen ik was niet meer de fleurigste thuis, ik was ook vaak moe en had moeite met concentreren. Ik begon vaag te vermoeden dat als ik zo door zou gaan, ik een keer tegen een burn-out aan zou kunnen lopen, de ziekte van de moderne tijd.

De vragen begonnen rond te spoken in mijn hoofd. Welke richting ging ik uit en was ik nou echt van plan om door te gaan om nog meer promotie te maken en naar het hoofdkantoor te verhuizen? Wat zou dat mij brengen? Of beter gezegd brengt het mij wat ik zou willen? Wat wil ik eigenlijk?

Daar begint het mee, wat wil ik eigenlijk?

Al zoekende op internet kwam ik een boek tegen “What color is your parachute?” van RN Bolles, een goeroe op het gebied van loopbaanadvies en job hunting. Ik kan het je aanraden, enthousiast en met humor geschreven en alle conventies over sollicitatiebrief en CV en de reguliere manier van solliciteren overboord. De boodschap is: zoek eerst eens uit wat je eigen ambitie is en zoek een bedrijf dat daar bij jou op aansluit.

Al lezend was ik de oefeningen aan het maken die bij het boek hoorden, ik was verbaasd wat eruit mijn ambities naar voren kwam, drie krachtige mogelijkheden: bijdragen aan de samenleving, financieel dienstverlener en een diepgaande wens om ondernemerschap te ondervinden.

Ik schreef zaken op uit mijn verleden die ik leuk vond en waar ik succesvol in was, misschien kan ik beter alles combineren wat ik leuk vond. De belangrijke “Do what you love to do…” Doen waar je gelukkig van wordt, “Eureka”, waarom had ik daar niet eerder aan gedacht…

 

Bron: What color is your parachute van Richard N Bolles.

 

Kernwoorden: Ambitie, Flexprofinance, Parachute, RN Bolles, Succes, Zelfreflectie, Geluk.