5 tips voor optimalisatie van het CRM systeem

flexprofinance, gek op administratieHoe heb jij het Customer Relations Management Systeem (CRM) ingericht?

Een belangrijk systeem binnen het administratieve proces is het CRM. Het is jouw klanten lijst, dé database en een heel belangrijk bezit voor jouw bedrijf.

Mijn ervaring is dat er 5 zaken heel belangrijk zijn om het CRM systeem voor jou te laten werken:

#1. Het doel van jouw bedrijf is essentieel voor het CRM systeem. Het systeem zal voor jou moeten werken en aangepast moeten zijn op de manier waarop jij communiceert met jouw klanten. Welke gegevens heb jij nodig? Welke gegevens hebben jouw medewerkers nodig uit het systeem? Een verkoper wil vast kunnen leggen welke contacten hij heeft gehad met een klant en wat de verwachtingen zijn voor het komende jaar. Een secretaresse heeft informatie nodig om jouw folder te kunnen versturen. Bedenk hoe het systeem jou kan bedienen en richt het daarop in.

#2. Het frequent bijhouden van het CRM systeem zal een hoge prioriteit moeten hebben bij de verkoopmedewerkers. Het missen van data is al snel een probleem. Stel maar eens voor: de ene verkoopmedewerker bezoekt een klant terwijl deze klant al recentelijk door een collega is bezocht. De klant vraagt zich af waar jij mee bezig bent als bedrijf, hij had toch al alle informatie gegeven? Het updaten van het CRM systeem is van belang om jouw klant optimaal te bedienen en niet achter de feiten aan te lopen.

#3. Gebruik één CRM systeem, in plaats van meerdere. Het scheelt switchen tussen de systemen en je hebt alle gegevens netjes geordend op één plaats. Bijvoorbeeld het bijhouden van Excel lijstjes naast bestaande CRM software, dit geeft een kans op verlies van gegevens en kan er voor zorgen dat één van de informatie systemen niet up-to-date meer wordt bij gehouden. Tevens is dit een indicatie dat jouw medewerkers niet optimaal gebruik kunnen maken van het bestaande software systeem.

#4. Maak een aantal personen verantwoordelijk voor het bij- en schoon houden van het CRM systeem. Hoe meer vervuilde data of oude data er bestaat, des te meer is er een kans dat je niet meer de goede gegevens van jouw klant bezit. Laat iemand minstens twee keer per jaar alle klantgegevens nalopen en updaten en zoeken naar nog missende informatie, neem contact op met de klant als er iets mist.

#5. Een goed CRM systeem ondersteunt ook jouw boekhouding. Het versturen van een correcte factuur zorgt dat het geld op tijd binnen komt. Het hebben van de correcte adres gegevens, de correcte productgegevens, de prijs en het goede btw nummer zorgt ervoor dat de factuur goed bij hen aan komt en snel verwerkt kan worden. De boekhouding heeft dus een belang bij goede gegevens in jou systeem, om op tijd goede facturen te sturen naar je klant, het is dus onderdeel van jou cash inning!

 

Hoe hou jij jouw klantgegevens bij? Heb je een slim CRM systeem? Welke zaken vind jij belangrijk voor een CRM systeem?

Deel je inzichten hieronder klik op “Leave a reply”! Ik ben heel benieuwd!