Lean administratie: toegevoegde waarde, hoe herken je het?

lean sixsigmaEen Lean administratie voeren heeft als belangrijk uitgangspunt dat de handelingen die worden uitgevoerd alleen toegevoegde waarde hebben.

Nu is de vraag wat is toegevoegde waarde? Als ik de economische begrippen lees via Wikipedia dan wordt er onder andere gesproken over het produceren, de handeling die wordt toegevoegd aan het product. Het verschil tussen marktwaarde  en het aankoopbedrag van de grondstoffen van een product. http://nl.wikipedia.org/wiki/Toegevoegde_waarde_(economie) Het is in essentie waar Lean om draait, de marktwaarde is wat de klant ervoor wil betalen. Dit is het eerste uitgangspunt voor herkenning van toegevoegde waarde in een proces. Toegevoegde waarde kan herkend worden door drie vragen te stellen.

Vraag 1: WIL DE KLANT BETALEN VOOR DEZE PROCESSTAP OF HANDELING?

De administratie binnen een bedrijf lijkt op het eerste gezicht geen klanten te hebben, toch is het dienstverlenend naar een externe klant of een interne klant. Bijvoorbeeld het bijhouden van het CRM systeem heeft als doel om externe klanten te bedienen, maar ook intern voor de verkopers om up-to-date informatie te hebben. De vraag is of alle handelingen binnen het CRM systeem om alle informatie bij te werken toegevoegde waarde hebben voor de klant, bijvoorbeeld het switchen tussen verschillende schermen, het invoeren van dezelfde informatie op twee plekken binnen het systeem of de hoeveelheid informatie die verplicht ingevoerd moet worden voordat je de gegevens kan opslaan. Zou de klant voor elke handeling binnen het CRM systeem willen betalen?

Vraag 2: WORDT DE HANDELING IN ÉÉN KEER GOED UITGEVOERD?

Een waarde toevoegende handeling is alleen echt waarde toevoegend als het in één keer goed gaat. Geen fouten waardoor handelingen op nieuw moeten worden gedaan of waardoor er vertraging ontstaat in het proces. Bijvoorbeeld het terugboeken van een journaalpost omdat de eerste boeking fout was omdat het op een verkeerde kostenpost was geplaatst. Een corrigerende handeling heeft geen toegevoegde waarde, de handeling had in eerste instantie goed uitgevoerd moeten worden.

Vraag 3: IS DE HANDELING EEN ZINVOLLE TRANSFORMATIE?

Een waarde toevoegende handeling is alleen echt waarde toevoegend als de handeling daadwerkelijk iets veranderd aan het proces of product. Bijvoorbeeld het opslaan van een file daarna doorsturen naar de volgende persoon die hem ook nog eens opslaat. Is dat een daadwerkelijke transformerende handeling? Nee, het voegt niets toe aan het proces.

Als op de drie vragen, driemaal ja is gekomen, dan heeft een handeling toegevoegde waarde binnen het proces. Toegevoegde waarde heeft als definitie in het Lean-concept: de klant wil ervoor betalen, de handeling moet in één keer goed gaan en de handeling moet een zinvolle verandering brengen aan het proces.

Als je deze definitie als meetlat gebruikt voor administratieve handelingen of een administratief proces dan zal je al snel tot de conclusie komen dat er een aantal handelingen zijn die niet waarde toevoegend zijn. De vraag resteert of je deze handelingen kan elimineren of veranderen. Sommige handelingen zijn niet waarde toevoegend, maar wel noodzakelijk, de vraag is of deze veranderd kunnen worden in waarde toevoeging.

Om nog dieper in het proces te duiken zal ik de volgende blog ingaan op het vinden van verspillingen in het administratieve proces.

Tevens raad ik je aan om mijn blog nog eens na te lezen over klant tevredenheid en de bedrijfsadministratie. http://www.flexprofinance.nl/klant-bedrijfsadministratie/

Laat me weten wat je van mijn blog vindt en of jij ook toegevoegde waarde hebt gevonden in je administratie via contact@flexprofinance.nl of door een reactie achter te laten via “Leave a reply” hieronder.

Lean administratie: utopie of werkelijkheid?

Een Lean administratie is ook mogelijk binnen jou organisatie of bedrijf!

Het concept Lean is de afgelopen jaren steeds groter geworden, veel bedrijven voeren het door in hun productieproces, maar er zijn ook veel mogelijkheden op de kantoorvloer en in de administratie. Lean is een concept dat veel breder toepasbaar is en nog veel kan betekenen voor structurele verbeteringen door de hele organisatie heen.Lean administratie

Denk maar eens na, elke handeling is die je binnen een bedrijf uitvoert is een proces, of het om facturatie gaat, het opstellen van een nieuw marketing- pr campagne of het aanvullen van de koffiemachine. Een proces kent een begin en een einde, het is een aan één schakeling van handelingen door verschillende personen en afdelingen met een output of resultaat als gevolg.

Door Lean toe te passen neem je het proces onder der loep van begin tot het einde. Met als doel om alleen stappen over te houden die waarde toevoegend zijn en overbodige zaken te stoppen. En een omgeving te creëren om continu te kijken of je iets kan verbeteren aan het proces en proces stappen.

In de administratie zijn er veel handelingen waarbij het twijfelachting is of ze echt een toegevoegde waarde hebben: te lange wachttijden, te veel papier, te veel controles en handtekeningen, te dikke dossiers zonder actieplan, fouten in het CRM systeem etc. Het uitgangspunt van een Lean administratie is dat alles wat geen waarde heeft in de ogen van de klant, uit de organisatie geweerd dient te worden.

Een Lean administratie zorgt ervoor dat werknemers zich niet meer met taken zonder toegevoegde waarde bezighouden. Er komt tijd vrij die besteed kan worden aan andere taken zoals bijvoorbeeld een snellere en beter dienstverlening, er zijn voordelen zoals hogere effectiviteit en efficiëntie, kostenbesparingen en een hogere tevredenheid van klanten en van de organisatie te behalen.

Het voeren van een Lean administratie vraagt wel betrokkenheid van management én werknemers. Het is niet een tool die opgelegd kan worden door het management. Lean kan alleen maar werken als de werknemers er actief mee aan de slag gaan en het letterlijk doordringt in hun systemen om te zoeken naar verbeteringen gesteund door hun management.

Lean administratie een utopie? Mijn ervaring is dat een Lean administratie ver van een utopie is en snel werkelijkheid kan worden. Er zijn vaak al vlug kleine verbeteringen door te voeren, waar men eerst nooit aan had gedacht, maar die al een wereld van verschil zijn. De komende blogs zullen gaan over verschillende onderdelen die zouden kunnen helpen om de eerste kleine verbeteringen te zien in de administratie.

Ik raad je aan mijn blog over het ordenen van administratie nog eens te lezen, deze 5 simpele stappen zijn toepasbaar om werkplekken of administratie te ordenen klik hier: http://www.flexprofinance.nl/werkplek-griezel/

Als je vragen hebt of op- en aanmerkingen dan verneem ik ze graag, je kunt ze via de Leave-a-reply button achterlaten hieronder of mij een mailsturen via contact@flexprofinance.nl

Ben je al lid van mijn linkedin pagina? http://www.linkedin.com/in/lidewijtenkate

5 tips voor optimalisatie van het CRM systeem

flexprofinance, gek op administratieHoe heb jij het Customer Relations Management Systeem (CRM) ingericht?

Een belangrijk systeem binnen het administratieve proces is het CRM. Het is jouw klanten lijst, dé database en een heel belangrijk bezit voor jouw bedrijf.

Mijn ervaring is dat er 5 zaken heel belangrijk zijn om het CRM systeem voor jou te laten werken:

#1. Het doel van jouw bedrijf is essentieel voor het CRM systeem. Het systeem zal voor jou moeten werken en aangepast moeten zijn op de manier waarop jij communiceert met jouw klanten. Welke gegevens heb jij nodig? Welke gegevens hebben jouw medewerkers nodig uit het systeem? Een verkoper wil vast kunnen leggen welke contacten hij heeft gehad met een klant en wat de verwachtingen zijn voor het komende jaar. Een secretaresse heeft informatie nodig om jouw folder te kunnen versturen. Bedenk hoe het systeem jou kan bedienen en richt het daarop in.

#2. Het frequent bijhouden van het CRM systeem zal een hoge prioriteit moeten hebben bij de verkoopmedewerkers. Het missen van data is al snel een probleem. Stel maar eens voor: de ene verkoopmedewerker bezoekt een klant terwijl deze klant al recentelijk door een collega is bezocht. De klant vraagt zich af waar jij mee bezig bent als bedrijf, hij had toch al alle informatie gegeven? Het updaten van het CRM systeem is van belang om jouw klant optimaal te bedienen en niet achter de feiten aan te lopen.

#3. Gebruik één CRM systeem, in plaats van meerdere. Het scheelt switchen tussen de systemen en je hebt alle gegevens netjes geordend op één plaats. Bijvoorbeeld het bijhouden van Excel lijstjes naast bestaande CRM software, dit geeft een kans op verlies van gegevens en kan er voor zorgen dat één van de informatie systemen niet up-to-date meer wordt bij gehouden. Tevens is dit een indicatie dat jouw medewerkers niet optimaal gebruik kunnen maken van het bestaande software systeem.

#4. Maak een aantal personen verantwoordelijk voor het bij- en schoon houden van het CRM systeem. Hoe meer vervuilde data of oude data er bestaat, des te meer is er een kans dat je niet meer de goede gegevens van jouw klant bezit. Laat iemand minstens twee keer per jaar alle klantgegevens nalopen en updaten en zoeken naar nog missende informatie, neem contact op met de klant als er iets mist.

#5. Een goed CRM systeem ondersteunt ook jouw boekhouding. Het versturen van een correcte factuur zorgt dat het geld op tijd binnen komt. Het hebben van de correcte adres gegevens, de correcte productgegevens, de prijs en het goede btw nummer zorgt ervoor dat de factuur goed bij hen aan komt en snel verwerkt kan worden. De boekhouding heeft dus een belang bij goede gegevens in jou systeem, om op tijd goede facturen te sturen naar je klant, het is dus onderdeel van jou cash inning!

 

Hoe hou jij jouw klantgegevens bij? Heb je een slim CRM systeem? Welke zaken vind jij belangrijk voor een CRM systeem?

Deel je inzichten hieronder klik op “Leave a reply”! Ik ben heel benieuwd!