Lean administratie: toegevoegde waarde, hoe herken je het?

lean sixsigmaEen Lean administratie voeren heeft als belangrijk uitgangspunt dat de handelingen die worden uitgevoerd alleen toegevoegde waarde hebben.

Nu is de vraag wat is toegevoegde waarde? Als ik de economische begrippen lees via Wikipedia dan wordt er onder andere gesproken over het produceren, de handeling die wordt toegevoegd aan het product. Het verschil tussen marktwaarde  en het aankoopbedrag van de grondstoffen van een product. http://nl.wikipedia.org/wiki/Toegevoegde_waarde_(economie) Het is in essentie waar Lean om draait, de marktwaarde is wat de klant ervoor wil betalen. Dit is het eerste uitgangspunt voor herkenning van toegevoegde waarde in een proces. Toegevoegde waarde kan herkend worden door drie vragen te stellen.

Vraag 1: WIL DE KLANT BETALEN VOOR DEZE PROCESSTAP OF HANDELING?

De administratie binnen een bedrijf lijkt op het eerste gezicht geen klanten te hebben, toch is het dienstverlenend naar een externe klant of een interne klant. Bijvoorbeeld het bijhouden van het CRM systeem heeft als doel om externe klanten te bedienen, maar ook intern voor de verkopers om up-to-date informatie te hebben. De vraag is of alle handelingen binnen het CRM systeem om alle informatie bij te werken toegevoegde waarde hebben voor de klant, bijvoorbeeld het switchen tussen verschillende schermen, het invoeren van dezelfde informatie op twee plekken binnen het systeem of de hoeveelheid informatie die verplicht ingevoerd moet worden voordat je de gegevens kan opslaan. Zou de klant voor elke handeling binnen het CRM systeem willen betalen?

Vraag 2: WORDT DE HANDELING IN ÉÉN KEER GOED UITGEVOERD?

Een waarde toevoegende handeling is alleen echt waarde toevoegend als het in één keer goed gaat. Geen fouten waardoor handelingen op nieuw moeten worden gedaan of waardoor er vertraging ontstaat in het proces. Bijvoorbeeld het terugboeken van een journaalpost omdat de eerste boeking fout was omdat het op een verkeerde kostenpost was geplaatst. Een corrigerende handeling heeft geen toegevoegde waarde, de handeling had in eerste instantie goed uitgevoerd moeten worden.

Vraag 3: IS DE HANDELING EEN ZINVOLLE TRANSFORMATIE?

Een waarde toevoegende handeling is alleen echt waarde toevoegend als de handeling daadwerkelijk iets veranderd aan het proces of product. Bijvoorbeeld het opslaan van een file daarna doorsturen naar de volgende persoon die hem ook nog eens opslaat. Is dat een daadwerkelijke transformerende handeling? Nee, het voegt niets toe aan het proces.

Als op de drie vragen, driemaal ja is gekomen, dan heeft een handeling toegevoegde waarde binnen het proces. Toegevoegde waarde heeft als definitie in het Lean-concept: de klant wil ervoor betalen, de handeling moet in één keer goed gaan en de handeling moet een zinvolle verandering brengen aan het proces.

Als je deze definitie als meetlat gebruikt voor administratieve handelingen of een administratief proces dan zal je al snel tot de conclusie komen dat er een aantal handelingen zijn die niet waarde toevoegend zijn. De vraag resteert of je deze handelingen kan elimineren of veranderen. Sommige handelingen zijn niet waarde toevoegend, maar wel noodzakelijk, de vraag is of deze veranderd kunnen worden in waarde toevoeging.

Om nog dieper in het proces te duiken zal ik de volgende blog ingaan op het vinden van verspillingen in het administratieve proces.

Tevens raad ik je aan om mijn blog nog eens na te lezen over klant tevredenheid en de bedrijfsadministratie. http://www.flexprofinance.nl/klant-bedrijfsadministratie/

Laat me weten wat je van mijn blog vindt en of jij ook toegevoegde waarde hebt gevonden in je administratie via contact@flexprofinance.nl of door een reactie achter te laten via “Leave a reply” hieronder.

Dubieuze debiteuren, voorkomen in de administratie is beter dan genezen….

Twee mooie woorden, dubieuze debiteuren, maar in een economische crisis kan deze post op de balans groeien, dit komt door wanbetalers. De post dubieuze debiteuren is een voorziening die je op boekt zodra je het idee hebt dat je geen geld gaat ontvangen van de debiteur.

Het voorkomen van een dubieuze debiteur in de administratie is lastig, het is toch je klant en je wilt niet dat de relatie onder druk komt te staan. Hierbij 8 tips om preventief de kans op een wanbetaler te verkleinen zonder dat de klantrelatie direct onder druk komt te staan.dubieuze debiteur in de administratie

1. Zorg dat jouw algemene voorwaarden de facturatie regels vermelden, zoals wanneer een factuur verstuurd wordt en wanneer er betaalt dient te zijn. Laat er geen reden van twijfel over bestaan hoe jij je administratie voert.

2. Factureer meteen nadat de dienst is geleverd, zo voorkom je dat de klant te ver terug moet zoeken in zijn administratie om de factuur te controleren. Vers in het hoofd betekent dat de controle vlugger plaats kan vinden. En er sneller een factuur goedgekeurd kan worden voor betaling.

3. Factureer regelmatig en consequent liefst iedere maand, zo kan je er voor zorgen dat er een constante stroom van betalingen ontstaat. Soms is een aantal separate facturen voor één totaal bedrag beter dan het bedrag in eens. De kans dat de factuur er door heen komt is groter omdat het bedrag op de factuur kleiner is, zo spreid je risico en de klant legt niet zo snel de factuur aan de kant omdat het bedrag in één keer te groot kan zijn.

4. Vraag een voorschot als het een groot bedrag is en je al goederen aan moet schaffen voordat de dienst volledig is geleverd, of factureer tussentijds zoals bij tip 3 aangegeven.

5. Geef een korting op het bedrag als klanten binnen een bepaald tijdsbestek betalen, dit zorgt ervoor dat de klant een prikkel heeft om de factuur snel te voldoen.

6. Stuur per direct een herinnering als de klant nog niet heeft betaald na de vervaldag van de factuur en volg deze op telefonisch. Het lijkt een vervelend klusje om te bellen, maar probeer tenminste te achterhalen waarom de factuur nog niet betaald is. Een klant kan ontevreden zijn over de geleverde diensten en daarom de factuur nog niet betaald hebben, zorg dat je op de hoogte bent ervan, dan kan je er iets aan doen.

7. Check eens de jaarrekening van het bedrijf of laat het checken door een gespecialiseerd iemand als je het niet vertrouwt bij het aangaan van een contract. Of kijk eens naar de gegevens die bekend zijn bij de KvK. Het is belangrijk om te weten of een bedrijf ‘solvabel’ is en de aangegane verplichtingen na kan komen.

8. Zorg ervoor dat de gegevens op de factuur kloppen inclusief factuurnummer. Dit voorkomt enige miscommunicatie met de klant of vertraging in het betalingsproces.

Een goede debiteuren administratie voeren zorgt er voor dat je op tijd signalen op kan vangen over debiteuren die nog niet hebben betaald en gericht actie kan nemen. Dubieuze debiteuren zijn beter te voorkomen dan te genezen in de administratie. Het is een goed voornemen om in het nieuwe jaar eens stil te staan bij het facturatieproces, het is de belangrijkste manier om geld binnen te krijgen, het is een levensader van het bedrijf.

Hoe ga jij om met een dubieuze debiteur? Laat het weten via “Leave a reply” hieronder.

Wordt lid van mijn Facebookpagina: www.facebook.com/flexprofinance voor meer waardevolle informatie.

Of connecteer met mij via Linkedin: www.linkedin.com/in/lidewijtenkate en laat een reactie achter.

Een voorspoedig 2014 toegewenst!

7 belangrijke vragen voor een goede jaarafsluiting in de administratie!

jaarafsluiting, new year's eveTe midden van de kerstdiners, oliebollen en nieuwjaar borrels zou je bijna vergeten dat er op de administratieve afdeling hard gewerkt moet worden. Het jaar is bijna rond en dat betekent ook jaarafsluiting van je balansen en winst- en verliesrekeningen. Een jaarafsluiten betekent administratief zorgen dat je boekhouding op orde komt. Omdat een jaarafsluiting veel facetten heeft is het onmogelijk om ze allemaal in een blog te behandelen. Wel is het mogelijk om een kleine greep te doen uit deze facetten en jezelf een aantal belangrijke vragen te stellen. 7 belangrijke vragen om te stellen voor de jaarafsluiting:

  1. Zijn alle facturen die je nog aan klanten moet sturen de deur uit? Om je omzet volledig te hebben is het noodzakelijk dat jouw facturen uiterlijk gedateerd zijn op 31-12-13 als het over diensten/producten gaat die je in 2013 hebt verkocht. De facturen hoeven nog niet betaald te zijn door de klant, maar om de omzet aan het correcte jaar toe te wijzen moet je een factuur met een correcte datum in 2013 hebben.
  2. Heb je alle binnengekomen facturen geboekt en gekeken of de kosten correct zijn geboekt? Voor de kosten geldt hetzelfde als voor de omzet, om de kosten toe te kunnen rekenen aan het goede jaar, dien je alle binnenkomende facturen geboekt te hebben. Er kunnen ook facturen tussen zitten waar je een aanbetaling doet voor een dienst in 2014, met andere woorden deze kosten zijn nog niet gerealiseerd en dienen opgenomen te worden op de balans als vooruitbetaalde bedragen. Andersom geldt ook, heb je al wel een dienst afgenomen, maar nog geen factuur ontvangen daarvoor dan is het verstandig om een tijdelijk een bedrag op te nemen in de kosten van je winst- en verlies rekening tot de daadwerkelijke rekening binnen komt. Deze laat je dan tegen elkaar weglopen als de factuur binnen komt.
  3. Heb je kas- en of voorraadtellingen uitgevoerd op 31-12-2013? Als je een kas of een voorraad rekening hebt dan is het van belang om een telling op het einde jaar te doen ter bevestiging van de kasrekening en de voorraadadministratie. Als er verschillen zijn dan zullen deze geboekt moeten worden op kas/voorraad verschillen. Registreer ook de telling die je gedaan hebt in een apart document.
  4. Klopt het saldo van de bankrekeningen met het saldo dat je hebt geboekt in jouw boekhouding? Als er verschillen zijn dan is dat een indicatie dat je iets nog niet hebt geboekt. Jouw bankafschriften zouden één op één moeten kloppen met de boekhouding. Dit is een handige check om uit te voeren tijdens een jaarafsluiting.
  5. Zijn alle tussenrekeningen naar nul gebracht? Een tussenrekening kan een rekening zijn tussen twee dochterbedrijven, als deze niet naar nul is gebracht betekent het dat er een omzet of een kost nog niet op de winst- en verlies is geregistreerd is, maar op een balans staat als een tussenpost.
  6. Heb je de afschrijvingen van de bezittingen van je onderneming geboekt in de winst- en verlies rekening? Afschrijvingen op bezittingen zoals een computer of een machine lopen over meerdere jaren. De aanschafprijs-de verkoopwaarde bij verkoop van het gebruikte goed, delen door de gemiddelde levensduur van een machine geeft een afschrijving per jaar. Let op: een fiscale afschrijving kan verschillen met de daadwerkelijke afschrijving. Dit jaar mogen we belastingtechnisch versneld afschrijven op middelen gekocht tussen 1juli 2013 en 31 december 2013. Zie voor meer informatie op de website van de belastingdienst: klik hier .
  7. Komt het saldo van de winst- en verlies rekening overeen met het winstsaldo op de balans? Ook dit is een handige check om te bekijken of de boekingen die je hebt gedaan, goed zijn en of het boekhoudsysteem naar behoren werkt.

Misschien denk je door al die vragen dat de jaarafsluiting moeilijk is, het frequent bijhouden van een goede administratie voorkomt een groot deel van de vragen hierboven. Misschien een goed voornemen voor 2014, naast al die andere goede voornemens? Een voorspoedig nieuwjaar toegewenst!

Wat zouden jullie nog meer in dit blog willen lezen over de administratie? Geef een reactie via Leave a reply button hieronder.

Ben je trouwens al lid van mijn Facebookpagina? Wordt lid van mijn Facebookpagina en krijg nog meer relevante en leuke tips! Klik hier om naar mijn pagina te gaan!happy new year, flexprofinance, jaarafsluiting