Lean administratie: zoek de verspillingen!

lean sixsigma een methode die flexprofinance toepastHet Lean concept dat van oorsprong uit de Toyota fabriek komt is heel goed toe te passen op administratieve processen. In mijn vorige blog heb ik uitgebreid stilgestaan bij de toegevoegde waarde voor het administratieve proces, en welke vragen je dient te stellen om te kijken of een handeling of stap waarde heeft voor de klant.

Het zoeken naar verspillingen gaat te samen met toegevoegde waarde. In het Lean concept worden de verspillingen benoemd die van invloed zijn op het uiteindelijke resultaat van een onderneming. Verspillingen zijn te zien op de werkvloer en in het proces, het is tastbaar en meetbaar.

Om het eenvoudig te houden is het weleens goed om stil te staan bij je eigen handelingen op je werkplek? Hoe vaak heb jij een brief of factuur in de hand, leg je hem weg of behandel je hem direct? Hoe groot is jou e-mailbox in MB’s? Heb jij je dossiers opgeslagen? Hoe groot is de e-mail, bestaat deze uit 8 antwoorden of meer? Hoe ziet jou bureau eruit opgeruimd of vol? Waar irriteer jij je aan als je een administratieve handeling uitvoert? Het systeem? De manier van behandeling van facturen? Of wacht je nog steeds op een antwoord van een collega voordat je verder kan met je werk?

Als je een aantal van deze vragen naar jouw inzien negatief moet beantwoorden dan hebben we misschien te maken met een verspilling, het kost jou extra tijd om iets te doen.

De verspillingstypen in het Lean concept met de administratieve bril op zien er als volgt uit en kan je onthouden als TIM WOODS:

TRANSPORT: Facturen die over de interne post worden gestuurd voor goedkeuring, het heen en weer sturen van mailtjes, zaken die weer uit het archief dienen worden gehaald.

INVENTORY (Voorraad): Wachtende e-mails, facturen die nog niet behandeld zijn, oplopende post.

MOTION (Beweging): Menselijk fysiek bewegen, ophalen van de post, zoeken naar dossiers.

WAITING (Wachten): Het wachten op gegevens of wachten op een goedkeuring van een factuur.

OVERPRODUCTION (Overproductie): te veel kopieën maken, teveel opslaan van gegevens, opslaan van stukken op verschillende plekken.

OVERPROCESSING (Overbodige processtappen): meer gegevens hebben dan nodig, dubbel rapporteren over dezelfde gegevens, opslaan van gegevens in excel naast het boekhoud systeem.

DEFECTS (Defecten) foutieve of incomplete dossiers, journaalposten die foutief zijn geboekt, fouten in rapportages en foutieve betalingen. Facturen die kwijt raken

SKILLS (Kwaliteit van mensen): een persoon kan beneden zijn kunnen of boven zijn kunnen werken, een administrateur is nog geen controller en andersom.

Al deze verspillingen kosten: TIJD: er dient een corrigerende actie te gebeuren om een defect op te lossen, of mensen kunnen niet verder werken, of raken gedemotiveerd omdat ze teveel werk hebben en dit kost GELD als bedrijf zijnde. Een Lean administratie heeft weinig tot geen verspillingen.

Ik daag je uit: bekijk je eigen werkzaamheden eens bewust voor één dag. Kan jij een aantal handelingen noemen die onder één van de genoemde verspillingen kunnen vallen?

Ik ben benieuwd, laat een reactie achter onder “leave a reply” of stuur me een bericht via contact@flexprofinance.nl en laat weten welke verspillingen je hebt gevonden of als je nog vragen hebt.

In mijn volgende blogs zal ik dieper op een aantal verspillingen in gaan die in mijn beleving veel in de administratie voor komen. En hoe je een eerste stap kan zetten naar het oplossen ervan.