Lean administratie: sorteerbakjes een goed idee?

leansixsigma administratieHerken je dit? Mooi gesorteerde bakjes op een bureau? Een vak voor de brieven, een vak voor te behandelen facturen, een vak voor e-mails of rapporten waar je nog een keer naar moet kijken en een bewaar vak. Als je deze vakken op je bureau hebt dan heb je in ieder geval iets geordend en heb je geen rommel op je bureau. Heel goed!

Om een Lean administratie te voeren dien je verder te gaan dan het ordenen van de papieren, het is het tegengaan van verspillingen, ik zal aan de hand van de sorteerbakken uitleggen welke verspillingen ik zie volgens het Lean-concept. Ik zal een paar voorbeelden schetsen hieronder:

Er liggen facturen te wachten op behandeling (WAITING), in een vak (IN), dit geeft aan dat ze nog niet zijn verwerkt, hoe vaak heb je deze facturen in je handen gehad voordat je ze behandeld (OVERPROCESSING) en wanneer ga je ze behandelen? Elke factuur heeft een betalingstermijn van 14 of maximaal 30 dagen, als je wacht met behandelen van de factuur, dan wordt de kans groter dat je niet op tijd betaald (DEFECT), omdat er misschien nog meer mensen zijn na jou die de factuur dienen goed te keuren. Een gevolg is dat je een aanmaning ontvangt omdat de betaling niet is gebeurd, dus je moet nazoeken van welke factuur deze aanmaning was en of hij inmiddels is betaald (OVERPROCESSING/DEFECT).

Er liggen facturen in een vak met UIT, hoe lang liggen deze facturen er al? (WAITING) En wie haalt deze facturen op? Gaan ze met de interne post mee (TRANSPORT) of scan je ze eerst even in naar het systeem en stuur je ze daarna op voor archivering?

Er is een vak met rapporten en informatie die je nog dient te lezen, het management wacht op een antwoord van jou kant over deze rapporten (WAITING) of uiteindelijk blijkt dat deze rapporten niet zo heel belangrijk waren en gooi je het weg (OVERPROCESSING), je hebt alleen wat papier verspilt. Om meer Lean te werken kan jij je afvragen of je de rapporten/informatie nog nodig hebt over 2 weken, is het antwoord nee, dan is het niet sorteerbak waardig.

Een vak voor e-mails die je nog dient te behandelen of waar belangrijke informatie in staat. E-mails zijn tegenwoordig de manier van communiceren geworden binnen het bedrijfsleven, het is makkelijk, de boodschap kan in één keer naar meerdere personen worden verstuurd. Met het risico dat je e-mail box volloopt zonder dat je daar enige bijdrage aan hebt gehad (INVENTORY/WAITING). Terwijl ik me af vraag of de verstuurder van de e-mail wel goed heeft na gedacht, wie deze e-mail nodig heeft (OVERPROCESSING/DEFECTS/TRANSPORT).

Wanneer hanteer je dan wel een Lean administratie? Er is een manier om heel snel een schifting te maken en Lean te werken, het is toepasbaar op bijna alle werkzaamheden. Het is een systeem, een methode die makkelijk toepasbaar op je werkplek. Het schema komt uit het boek van David Allen, “Getting things done” en is de manier van denken en handelen hoe je om kan gaan met e-mails, facturen, rapporten en dergelijke.workflow_diagram

Als je een e-mail/factuur/rapport binnen 2 minuten kan behandelen, meteen doen. Het zorgt ervoor dat alles zo vlug mogelijk is behandeld en je ruimte hebt voor de lastigere taken. Als het meer dan 2 minuten kost zet het op je takenlijst van de dag of plan het in op je kalender. Ben jij niet de persoon die dit zou moeten behandelen, delegeer het dan gelijk, niet is erger dan dat het blijft liggen. Het kost een bedrijf veel geld.

Het tegengaan van verspillingen binnen een lean administratie begint bij het tegengaan van WACHTEN, TRANSPORT, DEFECTEN en OVERPROCESSING.

In mijn volgende blog zal ik in gaan op Sixsigma en wat het kan betekenen voor administraties.

Ik daag je uit om dit schema eens uit te proberen op je facturen en je e-mails voor een week. Ik ben benieuwd hoe je het ervaart. Laat een reactie achter via “Leave a reply” of  stuur een bericht via contact@flexprofinance.nl om je ervaringen te delen.

Bron: Getting Things Done, David Allen: een aanrader om te lezen als je meer structuur zoekt