SPECIALE TIJDELIJKE VOORJAARSACTIE!

VoorjaarsactieHeeft u het voorjaar in uw bol?

Maar loopt u achter in uw administratie en komt u er niet aan toe om de jaarrekening af te maken?

En/Of

Heeft u geen tijd om eens uw documentatie en (financiële) administratie te organiseren en te archiveren?

Flexprofinance denkt met u mee en biedt een speciale waardevolle voorjaarsactie!

Voor slechts EUR 369 per dag* krijgt u:

  • Een snelle service voor een inzichtelijke jaarrekening voor uzelf en de belastingdienst

  • Een overzichtelijke archivering afgestemd op uw wens tegen een zeer gunstig actie tarief

  • Een expert die structuur aan brengt in uw administratie, zodat deze hanteerbaar is voor u.

Geïnteresseerd? Neem contact op via 06-46574322 of contact@flexprofinance.nl

*prijs excl. BTW, vraag naar de speciale actie voorwaarden, actie loopt t/m 30 mei 2014.

Lean administratie: zoek de verspillingen!

lean sixsigma een methode die flexprofinance toepastHet Lean concept dat van oorsprong uit de Toyota fabriek komt is heel goed toe te passen op administratieve processen. In mijn vorige blog heb ik uitgebreid stilgestaan bij de toegevoegde waarde voor het administratieve proces, en welke vragen je dient te stellen om te kijken of een handeling of stap waarde heeft voor de klant.

Het zoeken naar verspillingen gaat te samen met toegevoegde waarde. In het Lean concept worden de verspillingen benoemd die van invloed zijn op het uiteindelijke resultaat van een onderneming. Verspillingen zijn te zien op de werkvloer en in het proces, het is tastbaar en meetbaar.

Om het eenvoudig te houden is het weleens goed om stil te staan bij je eigen handelingen op je werkplek? Hoe vaak heb jij een brief of factuur in de hand, leg je hem weg of behandel je hem direct? Hoe groot is jou e-mailbox in MB’s? Heb jij je dossiers opgeslagen? Hoe groot is de e-mail, bestaat deze uit 8 antwoorden of meer? Hoe ziet jou bureau eruit opgeruimd of vol? Waar irriteer jij je aan als je een administratieve handeling uitvoert? Het systeem? De manier van behandeling van facturen? Of wacht je nog steeds op een antwoord van een collega voordat je verder kan met je werk?

Als je een aantal van deze vragen naar jouw inzien negatief moet beantwoorden dan hebben we misschien te maken met een verspilling, het kost jou extra tijd om iets te doen.

De verspillingstypen in het Lean concept met de administratieve bril op zien er als volgt uit en kan je onthouden als TIM WOODS:

TRANSPORT: Facturen die over de interne post worden gestuurd voor goedkeuring, het heen en weer sturen van mailtjes, zaken die weer uit het archief dienen worden gehaald.

INVENTORY (Voorraad): Wachtende e-mails, facturen die nog niet behandeld zijn, oplopende post.

MOTION (Beweging): Menselijk fysiek bewegen, ophalen van de post, zoeken naar dossiers.

WAITING (Wachten): Het wachten op gegevens of wachten op een goedkeuring van een factuur.

OVERPRODUCTION (Overproductie): te veel kopieën maken, teveel opslaan van gegevens, opslaan van stukken op verschillende plekken.

OVERPROCESSING (Overbodige processtappen): meer gegevens hebben dan nodig, dubbel rapporteren over dezelfde gegevens, opslaan van gegevens in excel naast het boekhoud systeem.

DEFECTS (Defecten) foutieve of incomplete dossiers, journaalposten die foutief zijn geboekt, fouten in rapportages en foutieve betalingen. Facturen die kwijt raken

SKILLS (Kwaliteit van mensen): een persoon kan beneden zijn kunnen of boven zijn kunnen werken, een administrateur is nog geen controller en andersom.

Al deze verspillingen kosten: TIJD: er dient een corrigerende actie te gebeuren om een defect op te lossen, of mensen kunnen niet verder werken, of raken gedemotiveerd omdat ze teveel werk hebben en dit kost GELD als bedrijf zijnde. Een Lean administratie heeft weinig tot geen verspillingen.

Ik daag je uit: bekijk je eigen werkzaamheden eens bewust voor één dag. Kan jij een aantal handelingen noemen die onder één van de genoemde verspillingen kunnen vallen?

Ik ben benieuwd, laat een reactie achter onder “leave a reply” of stuur me een bericht via contact@flexprofinance.nl en laat weten welke verspillingen je hebt gevonden of als je nog vragen hebt.

In mijn volgende blogs zal ik dieper op een aantal verspillingen in gaan die in mijn beleving veel in de administratie voor komen. En hoe je een eerste stap kan zetten naar het oplossen ervan.

Lean administratie: toegevoegde waarde, hoe herken je het?

lean sixsigmaEen Lean administratie voeren heeft als belangrijk uitgangspunt dat de handelingen die worden uitgevoerd alleen toegevoegde waarde hebben.

Nu is de vraag wat is toegevoegde waarde? Als ik de economische begrippen lees via Wikipedia dan wordt er onder andere gesproken over het produceren, de handeling die wordt toegevoegd aan het product. Het verschil tussen marktwaarde  en het aankoopbedrag van de grondstoffen van een product. http://nl.wikipedia.org/wiki/Toegevoegde_waarde_(economie) Het is in essentie waar Lean om draait, de marktwaarde is wat de klant ervoor wil betalen. Dit is het eerste uitgangspunt voor herkenning van toegevoegde waarde in een proces. Toegevoegde waarde kan herkend worden door drie vragen te stellen.

Vraag 1: WIL DE KLANT BETALEN VOOR DEZE PROCESSTAP OF HANDELING?

De administratie binnen een bedrijf lijkt op het eerste gezicht geen klanten te hebben, toch is het dienstverlenend naar een externe klant of een interne klant. Bijvoorbeeld het bijhouden van het CRM systeem heeft als doel om externe klanten te bedienen, maar ook intern voor de verkopers om up-to-date informatie te hebben. De vraag is of alle handelingen binnen het CRM systeem om alle informatie bij te werken toegevoegde waarde hebben voor de klant, bijvoorbeeld het switchen tussen verschillende schermen, het invoeren van dezelfde informatie op twee plekken binnen het systeem of de hoeveelheid informatie die verplicht ingevoerd moet worden voordat je de gegevens kan opslaan. Zou de klant voor elke handeling binnen het CRM systeem willen betalen?

Vraag 2: WORDT DE HANDELING IN ÉÉN KEER GOED UITGEVOERD?

Een waarde toevoegende handeling is alleen echt waarde toevoegend als het in één keer goed gaat. Geen fouten waardoor handelingen op nieuw moeten worden gedaan of waardoor er vertraging ontstaat in het proces. Bijvoorbeeld het terugboeken van een journaalpost omdat de eerste boeking fout was omdat het op een verkeerde kostenpost was geplaatst. Een corrigerende handeling heeft geen toegevoegde waarde, de handeling had in eerste instantie goed uitgevoerd moeten worden.

Vraag 3: IS DE HANDELING EEN ZINVOLLE TRANSFORMATIE?

Een waarde toevoegende handeling is alleen echt waarde toevoegend als de handeling daadwerkelijk iets veranderd aan het proces of product. Bijvoorbeeld het opslaan van een file daarna doorsturen naar de volgende persoon die hem ook nog eens opslaat. Is dat een daadwerkelijke transformerende handeling? Nee, het voegt niets toe aan het proces.

Als op de drie vragen, driemaal ja is gekomen, dan heeft een handeling toegevoegde waarde binnen het proces. Toegevoegde waarde heeft als definitie in het Lean-concept: de klant wil ervoor betalen, de handeling moet in één keer goed gaan en de handeling moet een zinvolle verandering brengen aan het proces.

Als je deze definitie als meetlat gebruikt voor administratieve handelingen of een administratief proces dan zal je al snel tot de conclusie komen dat er een aantal handelingen zijn die niet waarde toevoegend zijn. De vraag resteert of je deze handelingen kan elimineren of veranderen. Sommige handelingen zijn niet waarde toevoegend, maar wel noodzakelijk, de vraag is of deze veranderd kunnen worden in waarde toevoeging.

Om nog dieper in het proces te duiken zal ik de volgende blog ingaan op het vinden van verspillingen in het administratieve proces.

Tevens raad ik je aan om mijn blog nog eens na te lezen over klant tevredenheid en de bedrijfsadministratie. http://www.flexprofinance.nl/klant-bedrijfsadministratie/

Laat me weten wat je van mijn blog vindt en of jij ook toegevoegde waarde hebt gevonden in je administratie via contact@flexprofinance.nl of door een reactie achter te laten via “Leave a reply” hieronder.

Lean administratie: utopie of werkelijkheid?

Een Lean administratie is ook mogelijk binnen jou organisatie of bedrijf!

Het concept Lean is de afgelopen jaren steeds groter geworden, veel bedrijven voeren het door in hun productieproces, maar er zijn ook veel mogelijkheden op de kantoorvloer en in de administratie. Lean is een concept dat veel breder toepasbaar is en nog veel kan betekenen voor structurele verbeteringen door de hele organisatie heen.Lean administratie

Denk maar eens na, elke handeling is die je binnen een bedrijf uitvoert is een proces, of het om facturatie gaat, het opstellen van een nieuw marketing- pr campagne of het aanvullen van de koffiemachine. Een proces kent een begin en een einde, het is een aan één schakeling van handelingen door verschillende personen en afdelingen met een output of resultaat als gevolg.

Door Lean toe te passen neem je het proces onder der loep van begin tot het einde. Met als doel om alleen stappen over te houden die waarde toevoegend zijn en overbodige zaken te stoppen. En een omgeving te creëren om continu te kijken of je iets kan verbeteren aan het proces en proces stappen.

In de administratie zijn er veel handelingen waarbij het twijfelachting is of ze echt een toegevoegde waarde hebben: te lange wachttijden, te veel papier, te veel controles en handtekeningen, te dikke dossiers zonder actieplan, fouten in het CRM systeem etc. Het uitgangspunt van een Lean administratie is dat alles wat geen waarde heeft in de ogen van de klant, uit de organisatie geweerd dient te worden.

Een Lean administratie zorgt ervoor dat werknemers zich niet meer met taken zonder toegevoegde waarde bezighouden. Er komt tijd vrij die besteed kan worden aan andere taken zoals bijvoorbeeld een snellere en beter dienstverlening, er zijn voordelen zoals hogere effectiviteit en efficiëntie, kostenbesparingen en een hogere tevredenheid van klanten en van de organisatie te behalen.

Het voeren van een Lean administratie vraagt wel betrokkenheid van management én werknemers. Het is niet een tool die opgelegd kan worden door het management. Lean kan alleen maar werken als de werknemers er actief mee aan de slag gaan en het letterlijk doordringt in hun systemen om te zoeken naar verbeteringen gesteund door hun management.

Lean administratie een utopie? Mijn ervaring is dat een Lean administratie ver van een utopie is en snel werkelijkheid kan worden. Er zijn vaak al vlug kleine verbeteringen door te voeren, waar men eerst nooit aan had gedacht, maar die al een wereld van verschil zijn. De komende blogs zullen gaan over verschillende onderdelen die zouden kunnen helpen om de eerste kleine verbeteringen te zien in de administratie.

Ik raad je aan mijn blog over het ordenen van administratie nog eens te lezen, deze 5 simpele stappen zijn toepasbaar om werkplekken of administratie te ordenen klik hier: http://www.flexprofinance.nl/werkplek-griezel/

Als je vragen hebt of op- en aanmerkingen dan verneem ik ze graag, je kunt ze via de Leave-a-reply button achterlaten hieronder of mij een mailsturen via contact@flexprofinance.nl

Ben je al lid van mijn linkedin pagina? http://www.linkedin.com/in/lidewijtenkate

Dubieuze debiteuren, voorkomen in de administratie is beter dan genezen….

Twee mooie woorden, dubieuze debiteuren, maar in een economische crisis kan deze post op de balans groeien, dit komt door wanbetalers. De post dubieuze debiteuren is een voorziening die je op boekt zodra je het idee hebt dat je geen geld gaat ontvangen van de debiteur.

Het voorkomen van een dubieuze debiteur in de administratie is lastig, het is toch je klant en je wilt niet dat de relatie onder druk komt te staan. Hierbij 8 tips om preventief de kans op een wanbetaler te verkleinen zonder dat de klantrelatie direct onder druk komt te staan.dubieuze debiteur in de administratie

1. Zorg dat jouw algemene voorwaarden de facturatie regels vermelden, zoals wanneer een factuur verstuurd wordt en wanneer er betaalt dient te zijn. Laat er geen reden van twijfel over bestaan hoe jij je administratie voert.

2. Factureer meteen nadat de dienst is geleverd, zo voorkom je dat de klant te ver terug moet zoeken in zijn administratie om de factuur te controleren. Vers in het hoofd betekent dat de controle vlugger plaats kan vinden. En er sneller een factuur goedgekeurd kan worden voor betaling.

3. Factureer regelmatig en consequent liefst iedere maand, zo kan je er voor zorgen dat er een constante stroom van betalingen ontstaat. Soms is een aantal separate facturen voor één totaal bedrag beter dan het bedrag in eens. De kans dat de factuur er door heen komt is groter omdat het bedrag op de factuur kleiner is, zo spreid je risico en de klant legt niet zo snel de factuur aan de kant omdat het bedrag in één keer te groot kan zijn.

4. Vraag een voorschot als het een groot bedrag is en je al goederen aan moet schaffen voordat de dienst volledig is geleverd, of factureer tussentijds zoals bij tip 3 aangegeven.

5. Geef een korting op het bedrag als klanten binnen een bepaald tijdsbestek betalen, dit zorgt ervoor dat de klant een prikkel heeft om de factuur snel te voldoen.

6. Stuur per direct een herinnering als de klant nog niet heeft betaald na de vervaldag van de factuur en volg deze op telefonisch. Het lijkt een vervelend klusje om te bellen, maar probeer tenminste te achterhalen waarom de factuur nog niet betaald is. Een klant kan ontevreden zijn over de geleverde diensten en daarom de factuur nog niet betaald hebben, zorg dat je op de hoogte bent ervan, dan kan je er iets aan doen.

7. Check eens de jaarrekening van het bedrijf of laat het checken door een gespecialiseerd iemand als je het niet vertrouwt bij het aangaan van een contract. Of kijk eens naar de gegevens die bekend zijn bij de KvK. Het is belangrijk om te weten of een bedrijf ‘solvabel’ is en de aangegane verplichtingen na kan komen.

8. Zorg ervoor dat de gegevens op de factuur kloppen inclusief factuurnummer. Dit voorkomt enige miscommunicatie met de klant of vertraging in het betalingsproces.

Een goede debiteuren administratie voeren zorgt er voor dat je op tijd signalen op kan vangen over debiteuren die nog niet hebben betaald en gericht actie kan nemen. Dubieuze debiteuren zijn beter te voorkomen dan te genezen in de administratie. Het is een goed voornemen om in het nieuwe jaar eens stil te staan bij het facturatieproces, het is de belangrijkste manier om geld binnen te krijgen, het is een levensader van het bedrijf.

Hoe ga jij om met een dubieuze debiteur? Laat het weten via “Leave a reply” hieronder.

Wordt lid van mijn Facebookpagina: www.facebook.com/flexprofinance voor meer waardevolle informatie.

Of connecteer met mij via Linkedin: www.linkedin.com/in/lidewijtenkate en laat een reactie achter.

Een voorspoedig 2014 toegewenst!

7 belangrijke vragen voor een goede jaarafsluiting in de administratie!

jaarafsluiting, new year's eveTe midden van de kerstdiners, oliebollen en nieuwjaar borrels zou je bijna vergeten dat er op de administratieve afdeling hard gewerkt moet worden. Het jaar is bijna rond en dat betekent ook jaarafsluiting van je balansen en winst- en verliesrekeningen. Een jaarafsluiten betekent administratief zorgen dat je boekhouding op orde komt. Omdat een jaarafsluiting veel facetten heeft is het onmogelijk om ze allemaal in een blog te behandelen. Wel is het mogelijk om een kleine greep te doen uit deze facetten en jezelf een aantal belangrijke vragen te stellen. 7 belangrijke vragen om te stellen voor de jaarafsluiting:

  1. Zijn alle facturen die je nog aan klanten moet sturen de deur uit? Om je omzet volledig te hebben is het noodzakelijk dat jouw facturen uiterlijk gedateerd zijn op 31-12-13 als het over diensten/producten gaat die je in 2013 hebt verkocht. De facturen hoeven nog niet betaald te zijn door de klant, maar om de omzet aan het correcte jaar toe te wijzen moet je een factuur met een correcte datum in 2013 hebben.
  2. Heb je alle binnengekomen facturen geboekt en gekeken of de kosten correct zijn geboekt? Voor de kosten geldt hetzelfde als voor de omzet, om de kosten toe te kunnen rekenen aan het goede jaar, dien je alle binnenkomende facturen geboekt te hebben. Er kunnen ook facturen tussen zitten waar je een aanbetaling doet voor een dienst in 2014, met andere woorden deze kosten zijn nog niet gerealiseerd en dienen opgenomen te worden op de balans als vooruitbetaalde bedragen. Andersom geldt ook, heb je al wel een dienst afgenomen, maar nog geen factuur ontvangen daarvoor dan is het verstandig om een tijdelijk een bedrag op te nemen in de kosten van je winst- en verlies rekening tot de daadwerkelijke rekening binnen komt. Deze laat je dan tegen elkaar weglopen als de factuur binnen komt.
  3. Heb je kas- en of voorraadtellingen uitgevoerd op 31-12-2013? Als je een kas of een voorraad rekening hebt dan is het van belang om een telling op het einde jaar te doen ter bevestiging van de kasrekening en de voorraadadministratie. Als er verschillen zijn dan zullen deze geboekt moeten worden op kas/voorraad verschillen. Registreer ook de telling die je gedaan hebt in een apart document.
  4. Klopt het saldo van de bankrekeningen met het saldo dat je hebt geboekt in jouw boekhouding? Als er verschillen zijn dan is dat een indicatie dat je iets nog niet hebt geboekt. Jouw bankafschriften zouden één op één moeten kloppen met de boekhouding. Dit is een handige check om uit te voeren tijdens een jaarafsluiting.
  5. Zijn alle tussenrekeningen naar nul gebracht? Een tussenrekening kan een rekening zijn tussen twee dochterbedrijven, als deze niet naar nul is gebracht betekent het dat er een omzet of een kost nog niet op de winst- en verlies is geregistreerd is, maar op een balans staat als een tussenpost.
  6. Heb je de afschrijvingen van de bezittingen van je onderneming geboekt in de winst- en verlies rekening? Afschrijvingen op bezittingen zoals een computer of een machine lopen over meerdere jaren. De aanschafprijs-de verkoopwaarde bij verkoop van het gebruikte goed, delen door de gemiddelde levensduur van een machine geeft een afschrijving per jaar. Let op: een fiscale afschrijving kan verschillen met de daadwerkelijke afschrijving. Dit jaar mogen we belastingtechnisch versneld afschrijven op middelen gekocht tussen 1juli 2013 en 31 december 2013. Zie voor meer informatie op de website van de belastingdienst: klik hier .
  7. Komt het saldo van de winst- en verlies rekening overeen met het winstsaldo op de balans? Ook dit is een handige check om te bekijken of de boekingen die je hebt gedaan, goed zijn en of het boekhoudsysteem naar behoren werkt.

Misschien denk je door al die vragen dat de jaarafsluiting moeilijk is, het frequent bijhouden van een goede administratie voorkomt een groot deel van de vragen hierboven. Misschien een goed voornemen voor 2014, naast al die andere goede voornemens? Een voorspoedig nieuwjaar toegewenst!

Wat zouden jullie nog meer in dit blog willen lezen over de administratie? Geef een reactie via Leave a reply button hieronder.

Ben je trouwens al lid van mijn Facebookpagina? Wordt lid van mijn Facebookpagina en krijg nog meer relevante en leuke tips! Klik hier om naar mijn pagina te gaan!happy new year, flexprofinance, jaarafsluiting

5 tips voor optimalisatie van het CRM systeem

flexprofinance, gek op administratieHoe heb jij het Customer Relations Management Systeem (CRM) ingericht?

Een belangrijk systeem binnen het administratieve proces is het CRM. Het is jouw klanten lijst, dé database en een heel belangrijk bezit voor jouw bedrijf.

Mijn ervaring is dat er 5 zaken heel belangrijk zijn om het CRM systeem voor jou te laten werken:

#1. Het doel van jouw bedrijf is essentieel voor het CRM systeem. Het systeem zal voor jou moeten werken en aangepast moeten zijn op de manier waarop jij communiceert met jouw klanten. Welke gegevens heb jij nodig? Welke gegevens hebben jouw medewerkers nodig uit het systeem? Een verkoper wil vast kunnen leggen welke contacten hij heeft gehad met een klant en wat de verwachtingen zijn voor het komende jaar. Een secretaresse heeft informatie nodig om jouw folder te kunnen versturen. Bedenk hoe het systeem jou kan bedienen en richt het daarop in.

#2. Het frequent bijhouden van het CRM systeem zal een hoge prioriteit moeten hebben bij de verkoopmedewerkers. Het missen van data is al snel een probleem. Stel maar eens voor: de ene verkoopmedewerker bezoekt een klant terwijl deze klant al recentelijk door een collega is bezocht. De klant vraagt zich af waar jij mee bezig bent als bedrijf, hij had toch al alle informatie gegeven? Het updaten van het CRM systeem is van belang om jouw klant optimaal te bedienen en niet achter de feiten aan te lopen.

#3. Gebruik één CRM systeem, in plaats van meerdere. Het scheelt switchen tussen de systemen en je hebt alle gegevens netjes geordend op één plaats. Bijvoorbeeld het bijhouden van Excel lijstjes naast bestaande CRM software, dit geeft een kans op verlies van gegevens en kan er voor zorgen dat één van de informatie systemen niet up-to-date meer wordt bij gehouden. Tevens is dit een indicatie dat jouw medewerkers niet optimaal gebruik kunnen maken van het bestaande software systeem.

#4. Maak een aantal personen verantwoordelijk voor het bij- en schoon houden van het CRM systeem. Hoe meer vervuilde data of oude data er bestaat, des te meer is er een kans dat je niet meer de goede gegevens van jouw klant bezit. Laat iemand minstens twee keer per jaar alle klantgegevens nalopen en updaten en zoeken naar nog missende informatie, neem contact op met de klant als er iets mist.

#5. Een goed CRM systeem ondersteunt ook jouw boekhouding. Het versturen van een correcte factuur zorgt dat het geld op tijd binnen komt. Het hebben van de correcte adres gegevens, de correcte productgegevens, de prijs en het goede btw nummer zorgt ervoor dat de factuur goed bij hen aan komt en snel verwerkt kan worden. De boekhouding heeft dus een belang bij goede gegevens in jou systeem, om op tijd goede facturen te sturen naar je klant, het is dus onderdeel van jou cash inning!

 

Hoe hou jij jouw klantgegevens bij? Heb je een slim CRM systeem? Welke zaken vind jij belangrijk voor een CRM systeem?

Deel je inzichten hieronder klik op “Leave a reply”! Ik ben heel benieuwd!

 

Hoe tevreden is uw klant over uw bedrijfsadministratie?

Klanttevredenheid en bedrijfsadministratie beter bekeken.

Hoe tevreden is uw klant over uw bedrijfsadministratie? Heeft u weleens gevraagd aan uw klant of leverancier of ze tevreden waren over de afhandeling van de facturen door uw administratie-afdeling? Werd er op tijd betaald door u? Was de inhoud van de door u gestuurde factuur in overeenstemming met de door u geleverde diensten?

klanttevredenheid over uw bedrijfsadministratie

Een goede dienstverlening eindigt niet bij het afleveren van het product, maar reikt verder naar de werking van de hele organisatie. Het bedrijfs- of organisatie-image staat op het spel. Interne processen zijn belangrijk en tevens te controleren op kwaliteit en afhandelings- of doorlooptijd. Voor de bedrijfsadministratie werkt het net zo. Ik neem het facturatieproces dat onderdeel is van het bedrijfsadministratieproces als voorbeeld.

Voor de kwaliteit geldt: hoeveel procent van de facturen die de administratie afdeling behandelt, gaan in één keer goed?

 

Voor de uitgaande facturen: is de informatie op de factuur correct wat betreft naam, adres, btw nummer? En kloppen de gefactureerde diensten?

 

Voor de binnenkomende facturen: hoeveel procent van de facturen worden dubbel betaald, voor hoeveel procent van de facturen is een handmatige behandeling nodig in plaats van een automatische? Zijn de gegevens op de factuur correct?

 

Al deze vragen hebben een impact op hoe goed het inkoop-, het verkoop- en het betalingsproces zijn ingericht. Zitten er fouten in facturen en in de juistheid van gegevens, of zijn betalingsgegevens incorrect, dan zal de behandeling over moeten worden gedaan… Alles in één keer goed bespaart tijd en geld!

Voor de afhandelings- of doorlooptijd geldt: wat verwacht de klant of leverancier aan snelheid met betrekking tot de behandeling van facturen?

 

Bijvoorbeeld: een klant verwacht een correcte factuur die hij snel in behandeling kan nemen;  een leverancier verwacht dat u zich aan de betalingstermijn houdt. Hebt u weleens naar de verwachtingen gevraagd van uw klant of leverancier?

Geregeld schuiven werknemers vervelende klusjes voor zich uit om allerlei redenen met het gevaar dat facturen te laat worden betaald, omdat ze pas de dag van te voren de factuur opsturen naar hun administratie afdeling.. Of nog erger: facturen raken tussen andere papieren en verdwijnen helemaal uit beeld. Ik ken genoeg voorbeelden, waar ik stapeltjes op bureaus heb zien ontstaan, “want de factuur controleren en goedkeuren kan wel even wachten…”.

Al deze factoren zorgen voor lange behandelingstijden die niet nodig zijn, en niet alleen uw image op het spel zet, maar ook u extra tijd en geld kost, en zeker ook uw kasstroom onderdruk kan zetten. Geld dat niet op tijd binnen komt, kan er ook niet op tijd uit.

Het betalingsgedrag van uw klant heeft u niet volledig in de hand, maar wat u wel in de hand hebt, is het maken van een correcte factuur, en de doorlooptijd van een ontvangen factuur.

Kwaliteit en doorlooptijd hebben grote invloed op elkaar: als uw bedrijfsadministratie goed is ingericht, dan zullen uw klant, uw leverancier en uzelf zeer tevreden zijn.

Vraag uw klant of leverancier, hoe tevreden zij zijn over uw bedrijfsadministratie. Elke klacht is een cadeautje, elke tevredenheid een aanmoediging dat u op de goede weg bent in het verbeteren van uw bedrijfsadministratie! Ik ben heel benieuwd naar uw klanttevredenheidsonderzoek!

Is de bedrijfsadministratie saai en stoffig ??!

De bedrijfsadministratie beter bekeken.

Als ik op netwerk bijeenkomsten vertel dat ik me bezighoud met de bedrijfsadministratie dan zie ik menig ondernemer waziger gaan kijken. Het antwoord dat ik krijg, is meestal dat hij er niet veel van begrijpt of weet, en het overlaat aan zijn boekhouder (of liever accountant, want dat klinkt natuurlijk gewichtiger). Hij moet zich met name bezighouden met de ‘core business’ van zijn onderneming. De bedrijfsadministratie wordt alleen door hem gedaan omdat het moet voor de belastingdienst én moet om geld binnen te krijgen.

“Jammer!”, denk ik dan, hij heeft een proces binnen het bedrijf, waar niet het maximale uit wordt gehaald, terwijl het wèl geld en tijd kost. Ik ben ervan overtuigd dat de bedrijfsadministratie een onder geschoven kindje is, dat veel meer op kan leveren, als het maar de nodige aandacht krijgt. En nee!, zo stoffig en saai is het niet: ik meen zelfs dat dit één van de meest interessante onderdelen van het bedrijf is.

Waarom is het zo interessant? Omdat de administratie samenhangt met alle onderdelen van het bedrijf. Elke afdeling voert een sub-administratie. Elke sub-administratie rapporteert naar de bedrijfsadministratie. Onderstaand plaatje illustreert dat de bedrijfsadministratie een centrale positie inneemt binnen het bedrijf.model bedrijsadministratie flexprofinance

Wat is de functie van een bedrijfsadministratie?

Met het voeren van een bedrijfsadministratie worden er op systematische wijze gegevens verzameld van alle afdelingen binnen het bedrijf; deze worden dan vastgelegd en verwerkt, waardoor er informatie over het bedrijf verstrekt kan worden.

De bedrijfsadministratie heeft dus drie belangrijke functies:

Registreren: het is belangrijk om vast te leggen welke schulden het bedrijf nog heeft uit staan, en van wie het bedrijf nog geld zou moeten ontvangen. Als er meerdere personen zijn die schulden uit hebben staan bij het bedrijf, dan wordt het lastig om ze uit elkaar te houden. De bedrijfsadministratie is het geheugen van het bedrijf.

Verantwoording en controle: als het bedrijf uitbreidt en er worden taken gedelegeerd naar anderen, dan worden sommige gebeurtenissen minder zichtbaar voor de ondernemer. Doordat de bedrijfsadministratie op systematische wijze gegevens vastlegt, kan een werknemer verantwoording afleggen aan de ondernemer op basis van de verstrekte gegevens, zodat deze de prestaties kan controleren. Hieruit vloeit de laatste functie voort: de informatieve .

Informatie verstrekken: is de belangrijkste functie van de bedrijfsadministratie. Zeker bij grote bedrijven, kan het management niet overzien hoe hun bedrijf functioneert. De bedrijfsadministratie kan inzicht geven in prestaties, ontwikkelingen en trends. Deze informatie vormt de basis voor beslissingen in de bedrijfsvoering. Dit vraagt om een tijdige en juiste stand van zaken, de bedrijfsadministratie moet actueel zijn.

Ook kleinere ondernemers zouden zich bewust moeten zijn, van hoe hun bedrijf exact presteert: maar al te vaak zeggen ze dat de omzet goed is en dat ze winst maken. Als ik dan vraag hoeveel ze dat jaar hebben geïnvesteerd, en voor hoeveel deze investering de opbrengst heeft beïnvloed, dan haakt menig ondernemer af. Op gevoel weten ze dat ze er goed aan hebben gedaan om de investeringsbeslissing te nemen, maar ze kunnen het niet onderbouwen met de cijfers.

De bedrijfsadministratie kan vergeleken worden met smeerolie: wanneer die ontbreekt in het bedrijf, zorgt dat voor problemen, zoals vertraagde binnenkomst van inkomsten of voor minder overzicht over de prestaties.

De bedrijfsadministratie  is elke dag actueel, de smeerolie om het bedrijf goed te laten draaien. Hoezo saai en stoffig?!!

Flexprofinance op de beurs Contacta 2013

contactabeursMet Flexprofinance heb ik vorige week op de beurs gestaan. Nee, niet de AEX maar de beurs Contacta 2013 in de Zeelandhallen van Goes. De beurs heeft iets meer dan 23,600 bezoekers getrokken in 3 dagen. Niettemin een groot getal, Europort Maritiem in Ahoy, diezelfde week had het zelfde aantal in 4 dagen, met langere openingsuren.

De voorbereiding op de beurs verliep soepel, alhoewel soms een uitdaging, hoe zet ik een ontwerp voor een banner van 2.00mx0.85m om in een goed drukbestand. Gelukkig had DNS marketing (www.dns-marketing.nl) een oplossing voor me en kon ik de banner bestellen. Vlak van te voren kreeg ik een tip om nog een aandachtstrekker te maken, dit werd een huisje volgestouwd met papier, paperclips en belasting enveloppen. Met een paar flyers en een paar goede verhalen ging ik op weg.

Op de beurs heb ik veel aardige mensen ontmoet en goede gesprekken gevoerd die misschien in te toekomst een gevolg kan geven. Met name het tonen van het bestaan van Flexprofinance was een goede stap en ik stond er met trots. Ik ben op de goede weg. Voor de bezoekers die de weg naar mijn beursstand hadden gevonden, bedankt voor het bezoek.

Op een paar zere benen en vermoeide voeten na is de beurs voor mij een leuke ervaring geweest.

Nu wordt het tijd om te netwerken en verbindingen te leggen met potentiële klanten. Tevens ga ik werken aan het delen van mijn expertise met de wereld. Via nieuwsbrieven en bloggen ga ik verder om te vertellen wat u beter kan doen in uw administratie. Het geeft de burger moed om door te gaan op de ingeslagen weg.

Tot snel,

Lidewij